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你可能忽视了这种沟通能力

发布时间:2021-09-23 文章来源:英耐企业英语培训 浏览次数:823次

随着全球化的进程,跨国企业日益增多,英文邮件是办公室日常工作中不可缺少的一部分。商务人士基本每天都会收发邮件。小耐姐经常听到身边的人说:“读邮件我一点问题没有,可写起来总感觉不自信……”。这篇文章将结合实例来聊一聊邮件写作那些事儿……


【主题】

邮件主题应该简要概括e-mail内容,可以是一个单词,一个短语或者一句话。比如一次线上课程通知可以取名为Notice of an online course,主题最好不要超过10个单词哦~

开头可以加上FYI (For your information)表示供参考,也可以加上URGENT表示紧急(慎用哦)

切忌模糊不清的主题,如明天会议取消,可以直接写成Tomorrow's meeting canceled,而不能写成News about tomorrow's meeting.




【称呼】

在书写一封正式邮件时,最常见的是以"Dear"或"Greetings"开始。对于写信对象一般有以下几种称呼方式。

直接称呼对方的名字:Dear XXX (First name)

性别加姓氏:Mr./Ms.+姓氏 (Last name)

按职称称呼:如对方是博士,即称呼为Dear Dr.+姓氏

按部门称呼:如Dear HR, Dear xx department

若不知道对方的姓名和部门,可用To whom it may concern,表示“敬启者”。


【说明写邮件的目的】

l am writing to confirm/enquire/inform you...  l am writing to follow up on our earlier decision on...

我写信时要确认/询问/通知你……   我写信来追踪我们之前……的决定。

With reference to our telephone conversation today... In my previous e-mail on October 5...

关于我们今天在电话中的谈话……   先前在10月5日所写的信……

As I mentioned earlier about...  As you requested/per your requirement...

如我先前所提及关于……   按照你的要求……

In reply to your e-mail dated April 1st, we decided...  I'm just writing to remind you of...

回答你在4月1日写的信,我们决定……   我只是写信来提醒您……


【向对方提出要求】

We would be grateful if you could...  Would you please send us...? We look forward to your clarification.

我们会很感激如果你可以……   可否请你寄给我们……?   我们期待你的澄清。

I would really appreciate meeting up if you can spare the time. Please let me know what suits you best.

如果您能抽出时间,我希望能与你见面,请让我知道您最适合的时间。

Please give us your preliminary thoughts about this.  Could you please let me know the status of this project?

请让我知道你对于这件事情初步的想法。请让我知道这个计划的进度?

I would appreciate it very much if you would send me your reply by next Monday.

如果能在下周一前收到您的答复,我将非常感激。


【表达感谢】

I appreciate very much that you...  Thank you for your participation.

我非常感激你……  谢谢你的参加。

Congratulation to all of you and thanks for your efforts.  Your understanding and cooperation is greatly/highly appreciated.

恭喜各位并谢谢各位的努力。很感激你的理解及合作。



【表达歉意】

We apologize for not replying to you earlier. We are sorry for any inconvenience caused.

对于未能早一点回信给你,我们感到抱歉。对于产生任何不便,我们感到抱歉。

I'm sorry about what happened last time.  Sorry, I'm late in replying to your e-mail dated Monday, April 1st .

关于上次的事我很抱歉。抱歉,太迟回您在4月1日(星期一)发给我的邮件。

We apologize for the delay and hope that it doesn't inconvenience you too much.

我们为耽搁道歉,希望不会给您带来太多的不便。

Hoping that this will not cause you too much trouble.

希望不会为您带来太多的麻烦。


【希望提供帮助】

lf you wish, we would be happy to...  Please let me know if there's anything I can do to help...

如果你希望,我们很乐意…… 请让我知道任何我可以帮得上忙的地方。

lf you want additional recommendation on this, please let us know and we can try to see if this is possible.

如果关于此事你需要额外的建议,请让我们知道,我们会尝试看看是否可能。


【结束语和签名】

邮件的结束语可以表示期待回复,如:    

· Look forward to your reply.            · Look forward to hearing from you.

最后可以再加上“有任何问题,请随时和我联系”。

· Any questions, please feel free to contact me.           · Any questions, please let me know.

签名时,前面有多种用法:

正式的用法可以为Yours / Yours Truly / Sincerely。朋友、同事间可以用Best Regards / Regards。最后别忘了后面要有逗号,然后另起一行加上自己的名字哦~~

例如:

Best Regards,

Sam


邮件不是来展示自己的词汇和句子有多么丰富,而是传达信息。对于职场人士而言,邮件写作能力,还需要在工作中不断积累,熟悉不同的邮件类型,才能在实战中不断精进提升。

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