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用地道英语打电话,你就差这几句!

发布时间:2021-11-17 文章来源:英耐企业英语培训 浏览次数:838次

工作中,我们每天都要接打电话,职场中,电话礼仪可以说是非常重要的。有时候,接电话时第一句话,往往就能给对方留下深刻的好印象或坏印象。我们就来简单总结一下在工作中,如何用英文专业地拨打和接听电话。


Answering the phone  

接一个工作电话,拿起电话之前,我们可以快速的看一下来电显示。大致可以判断出是外部的客户,还是内部的同事,是熟悉的人还是第一次打电话的人。不同的情况,问候会稍有区别。通常有两种情况:

不需要说出公司名称或者所在部门:

 Hello, this is Lily. How may I help you?            Good morning, Lily speaking. What can I do for you?

需要说出公司名称或所在部门:

 Hello, this is Lily with Fluent Business English. How can I help you?

 Hello, this is Lily in the IT department. How may I help?

以上都是比较正式的表达,并不是所有工作中的电话都需要这么正式。如果是非常熟的同事,可以直接说:

 Hello, this is Lily. 

如果没有来电显示,对方也没有报上名字,可以直接问:

 May I know who’s calling?            Who's calling, please?


Making the phone 

给别人打电话,意味着我们要先打招呼,介绍自己,然后说出打电话的目的。  

 Hello, it’s Lily from Fluent Business English. I'm calling to ask about the marketing plan.

 I'm calling to discuss / clarify the coming showcase.

 I just wanted to ask if you have more capacity in your team.             I'm calling concerning...  

如果需要找某个人或者某个部门:

 Hello, this is Lily from Fluent Business English. Is Amy available?

 May I speak to Amy?            I'd like to speak to Amy, please.

 Is Amy there?            Could you connect me to the marketing department? 



Asking for clarifying  

这个是重中之重。如果有任何没有听清楚的地方,千万不要害怕问。因为,你可能错过关键的信息,而达不到沟通的目的。

请求重复:

 Sorrymay I beg your pardon?            I'm sorry, I didn't catch your first name.

 Could you spell that for me, please?            How do you spell that, please? 

如果对方spell,还是没有听清楚的话,就可以用一些单词来确认。例如,

 Alfa - A            Bravo - B            Charlie - C            Delta - D            ...

请求提高声音:

 Would you mind speaking up a bit, I can't hear you very well.

 The sound is low. Would you mind speaking a little more loudly? 

确认是否理解:

 let me see if I've got that right.            let me see if I missed anything.

最后,如果各种确认之后,还是不放心是否听清楚了。最稳妥的方式是,电话后发一个邮件确认。工作中,会后发一个meeting minutes给参会者,是非常专业的做法,顺便也确认会议内容。

 I'll send you the meeting minutes right after this call to see if I missed anything.


Putting someone on hold  

在打电话的时候,如果需要搜索更多信息,或者看其他人是否有空,甚至只是停下来想想该怎么用英语表达你的观点。我们都可以礼貌、专业地让对方等一下。

 May I put you on hold for a moment?            Would you mind holding for a moment (while I get that information for you)?            Could I put you on hold while I see if she's available?

非正式一点,也可以说:

 I'm going to put you on hold for a second.             One moment, please.


Taking/Leaving a message  

如果我们要找的人不在,需要留言。这时候怎么说呢?

帮对方留言:Taking a message

 I'm afraid he's not available at the moment, can I take a message? 需要留言吗?

 Would you like to leave a message?             Should I get him to call you back later?

 I'll give him your message as soon as he gets back.

请求对方留言:Leave a message

 Can I leave him a message?             I'd like to leave him a message. 

 Please tell him that we will postpone the meeting on Friday to next Monday.

 Please make sure he gets it as soon as possible, it's really important. 

 It's not urgent. So just let him know when he's free.


Transferring the phone  

如果对方找的人是另外一个部门,需要我们把电话转接过去。这时候怎么说呢?

 I will just transfer you to David, who will be able to help.

 David works in a different team. Please hold while I check if he is available.


Wrong number 

如果对方打错电话,我们怎么说呢?

 Sorry, there’s nobody here by this name.             I’m sorry, I’m afraid Amy doesn’t work here.

 Sorry, I think you have the wrong number.


End the phone 

结束电话前,我们可以问问对方还需要什么帮助,然后再礼貌地结束电话。

 Is there anything else I can do for you?             Thanks for calling.

 Thanks for your time / help.             Have a nice day!             You too.              Goodbye.


Some tips 

To have notes. 不仅是指打电话的时候,迅速记下重要信息,我们也可以把打电话相关的表达写成便签贴在电话旁边,方便打电话的时候随时用。这样,可以让我们更自信。

Smile 尽管互相看不见,但是保持微笑的话,对方一定感觉得到。

Don't be afraid to ask for repetition or clarification. 熟练运用前面提到的表达,不要害怕问问题。

Don't be afraid of making mistake. 不要怕犯错。大多数人在电话上都很有耐心。专注于清晰地传达信息,英语电话沟通就容易得多。

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